Kwaliteitscontrole in een groeiend bedrijf: welke normen gelden?

Kwaliteitscontrole in een groeiend bedrijf: waarom normen je helpen

Er is geen wettelijk verplicht normenpakket voor ieder groeiend bedrijf. Normalisatie is in beginsel vrijwillig en individueel: normen zijn afspraken tussen handelspartijen over kwaliteit en veiligheid van producten, diensten of processen. De Rijksoverheid ziet normen vooral als hulpmiddel om aan wettelijke eisen te voldoen; alleen als de wet dwingend naar een norm verwijst, is toepassing verplicht (Rijksoverheid).

Voor de meeste groeiende bedrijven vormen drie normen het logische vertrekpunt: ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), ISO 27001 (informatiebeveiliging) en ISO 14001 (milieumanagement). Het zijn wereldwijd de drie meest gebruikte normen en alle drie zijn ze bedoeld voor alle organisaties (Ondernemersplein). Daarnaast bestaan normen voor specifieke producten, diensten of processen.

Een snelgroeiend bedrijf is volgens de Eurostat-OESO-definitie een onderneming met een gemiddelde jaarlijkse groei van minimaal 20 procent in voltijdsmedewerkers en/of omzet over een meetperiode van drie jaar, met aan het begin daarvan ten minste tien voltijds werknemers (ESB, 2022). Uit datzelfde onderzoek blijkt dat veel snelle groeiers na een succesvolle start alsnog omvallen en dat er meer kennis nodig is over het proces van opschalen. Vastgelegde afspraken over welke stappen worden doorlopen en wie waarvoor verantwoordelijk is, zijn precies wat een norm oplevert – informeel geregelde kwaliteitscontrole schiet tekort zodra het team en het klantenbestand groeien.

Wat zijn ISO- en NEN-normen?

Een norm is een richtlijn voor een bepaalde manier van werken, bijvoorbeeld hoe een product wordt gemaakt of een dienst wordt geleverd. De norm legt vast welke stappen moeten worden doorlopen en wie in het bedrijf waarvoor verantwoordelijk is (Ondernemersplein).

De International Organization for Standardization (ISO) is een wereldwijd erkende non-profitorganisatie die normen opstelt (Ondernemersplein). In Nederland beheert NEN, Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut, de aanvaarde normen: internationale (ISO, IEC), Europese (EN) en nationale normen (NEN). Die ruim 34.000 normen zijn bij NEN verkrijgbaar, los of via een abonnement op NEN Connect. NEN is opgericht in 1916, heeft sinds 2016 het predicaat Koninklijk en telt ruim 300 medewerkers, ruim 550 normcommissies en ongeveer 5.500 actieve commissieleden (NEN).

Normen komen tot stand in normcommissies. Organisaties, brancheverenigingen, producenten, dienstverleners, consumentenorganisaties en de overheid kunnen daar een behoefte aan vastgelegde afspraken neerleggen; NEN peilt de markt en nodigt alle belanghebbende partijen uit om mee te werken (NEN). Doelen zijn onder meer eisen en voorwaarden vaststellen, een gemeenschappelijke taal met dezelfde terminologie en definities creëren, en certificering mogelijk maken zodat voor derden duidelijk is wanneer aan een norm wordt voldaan. NEN faciliteert ook de ontwikkeling en het beheer van certificatieschema's, maar certificeert zelf niet (NEN).

Belangrijke feiten over normalisatie in Nederland

De drie meest gebruikte normen voor kwaliteitscontrole

ISO 9001 is de wereldwijd erkende norm voor kwaliteitsmanagement. Certificering hiertegen betekent dat je product of dienst voldoet aan de eisen en wensen van klanten én aan de wet. De norm is bedoeld voor alle organisaties (Ondernemersplein).

ISO 27001 is de wereldwijd erkende norm voor informatiebeveiliging, cybersecurity en bescherming van privacy. De norm stelt eisen aan het managementsysteem voor informatiebeveiliging en is voor alle organisaties (Ondernemersplein).

ISO 14001 is de wereldwijd erkende norm voor een milieumanagementsysteem. Zo'n systeem helpt bij het verbeteren van beleid om het milieu te beschermen en bij het halen van milieudoelstellingen. Ook deze norm is voor alle organisaties; vooral bedrijven in de industrie, bouw en landbouw hebben dit certificaat (Ondernemersplein).

Voor de keuze geldt: draait het vooral om procesbeheersing, klanteisen en aantoonbare kwaliteit, dan is ISO 9001 het aangewezen kader. Gaat het om beveiliging van klant- en bedrijfsgegevens, dan ISO 27001. Spelen milieubelasting, energie of vergunningverlening een rol, dan ISO 14001.

Drie meest gebruikte normen voor kwaliteitscontrole in groeiende bedrijven

Wanneer is een norm vrijwillig en wanneer verplicht?

Normalisatie is een vrijwillig en individueel proces; normen worden toegepast op basis van afspraken tussen handelspartijen, ook wel zelfregulering genoemd. De Rijksoverheid ziet een norm vooral als voorbeeld waarmee een bedrijf makkelijker kan aantonen dat het aan de regelgeving voldoet. Een fabrikant van speeltoestellen kan normen voor glijbanen of draaimolens gebruiken om aan te tonen dat de toestellen aan de wetgeving voldoen, maar mag dat ook op een andere manier doen. Het gebruik van die normen is dus vrijwillig (Rijksoverheid).

Voor sommige producten, diensten of processen vindt de wetgever specifieke normeisen zo belangrijk dat de norm wettelijk verplicht wordt: de wet verwijst er dan dwingend naar, bijvoorbeeld bij stopcontacten, bouwproducten of medische hulpmiddelen. Nationale normen waarnaar de wet dwingend verwijst, zijn via de website van NEN gratis in te zien (Rijksoverheid). Een voorbeeld uit een andere sector: bedrijven die werken aan stationaire en mobiele apparatuur met gefluoreerde broeikasgassen (F-gassen), koolwaterstoffen, CO2 of ammoniak moeten zich wettelijk laten certificeren volgens BRL 100 versie 3.0, in overeenstemming met Verordening (EU) 2024/573 (Kiwa).

Op EU-niveau geldt hetzelfde uitgangspunt: de meeste normen zijn vrijwillig. EU-lidstaten zijn wel verplicht nationale normen te vervangen door Europese normen, zodat handelsverkeer binnen de Europese Unie volgens makkelijk vergelijkbare afspraken verloopt. EU-normen beschrijven wat nodig is om aan de technische regels van EU-wetten te voldoen (Rijksoverheid, Ondernemersplein).

Naast normen bestaat wettelijke duurzaamheidsregelgeving voor grotere ondernemingen, die via de keten doorwerkt. Op 24 mei 2024 is de EU-richtlijn CSDDD vastgesteld. Die verplicht grote ondernemingen die actief zijn op de Europese markt tot gepaste zorgvuldigheid (due diligence): een doorlopend proces om risico's op het gebied van mensenrechten, arbeidsrechten en milieu in de eigen vestigingen en in de hele keten te herkennen, te stoppen, te voorkomen of te verminderen (RVO). Deze en vergelijkbare wetten gelden in de meeste gevallen (nog) niet direct voor het mkb, maar ondernemingen die er wel onder vallen, hebben verwachtingen richting hun ketenpartners – ook kleinere leveranciers kunnen er dus mee te maken krijgen (RVO). Voor de CSRD, een andere EU-duurzaamheidsrichtlijn, is een bedrijf groot als het aan minimaal twee van deze drie criteria voldoet: meer dan 250 medewerkers, meer dan 40 miljoen euro omzet per jaar en meer dan 20 miljoen euro op de balans (Future Up).

Wanneer is een norm verplicht of vrijwillig?

• Vrijwillig — Normen worden toegepast op basis van afspraken tussen handelspartijen. Gebruik van ISO-normen is niet wettelijk verplicht, tenzij de wet daar expliciet naar verwijst.

Van norm naar certificering: wat betekent dat voor je groeiende bedrijf?

Een certificering bewijst dat je aan de eisen van een norm voldoet (Ondernemersplein). Door aan de norm te voldoen, bewijs je dat het eindproduct veilig is en van goede kwaliteit (Ondernemersplein). Certificering is daarmee ook het moment waarop voor derden duidelijk wordt wanneer aan een norm is voldaan – een van de expliciete doelen van normalisatie (NEN).

Je kunt normen volgen zonder certificaat; het certificaat voegt een externe, controleerbare verklaring toe. NEN certificeert zelf niet, maar faciliteert certificatieschema's; de beoordeling zelf doen certificerende instellingen. Kiwa begeleidt organisaties bijvoorbeeld bij certificering in de koeltechniek, warmtepomptechniek, HVAC en de F-gassenbranche (Kiwa). De keuze van een certificerende instelling is dus een aparte stap ná de keuze van de norm. Bij het aanvragen horen ook vragen over de kosten van certificering en over hoelang een certificaat geldig blijft (Ondernemersplein).

Algemene managementsystemen of branchespecifieke normen?

Normen bestaan voor verschillende doelen en gebieden. Sommige zijn algemeen en bruikbaar voor elk bedrijf, zoals normen voor managementsystemen. Andere gaan over vakgebieden, producten of bedrijfsprocessen, zoals IT of transport. Een bedrijf kan voor verschillende doelen en op verschillende gebieden een certificering krijgen (Ondernemersplein). ISO 9001, ISO 27001 en ISO 14001 horen bij de eerste groep; een norm voor een specifiek product of proces hoort bij de tweede.

Alle officiële normen voor producten en diensten in Nederland zijn te vinden bij NEN. De normcommissies van NEN ontwikkelen normen voor verschillende sectoren (Rijksoverheid).

Praktische route voor een groeiend bedrijf: bepaal eerst welk aspect je wilt afdekken – kwaliteit, informatiebeveiliging en privacy, of milieu –, controleer daarna of de wet dwingend naar een norm verwijst voor jouw product of proces (in de koeltechniek bijvoorbeeld BRL 100), en zoek vervolgens de sectorspecifieke norm of het bijbehorende certificatieschema. Naast internationale ISO-normen bestaan Nederlandse beoordelingsrichtlijnen (BRL's) en andere certificeringen, elk met een eigen toepassingsgebied (Kiwa).

Waarom normen juist bij groei het verschil maken

Volgens de Rijksoverheid levert normalisatie vier concrete voordelen op. Consumenten weten dat producten aan de afgesproken eisen in de norm voldoen en kunnen vertrouwen op veiligheid en kwaliteit van producten en diensten. Bedrijven kunnen eenvoudig aantonen dat ze aan een hoge standaard voldoen, en waarom. Daardoor betreden ze vaak sneller nieuwe markten, omdat ze al aantoonbaar voldoen aan Europese of internationaal afgesproken normen. En ze kunnen kennis, technologie en bedrijfspraktijken gemakkelijk en internationaal uitwisselen.

NEN voegt daar het opschalen van innovaties aan toe: normalisatie creëert een gemeenschappelijke taal met dezelfde terminologie en definities, maakt voor derden duidelijk wanneer aan een norm is voldaan, en bevordert marktacceptatie doordat een innovatie de nieuwe standaard kan zetten (NEN). Ook de aansluiting van nieuwe producten op bestaande is een normalisatievoordeel: een nieuwe stekker die in het bestaande stopcontact past, papier met een standaardmaat in een nieuwe printer (Rijksoverheid).

Snelgroeiende bedrijven zorgen in Nederland voor een groot deel van de banengroei en toegevoegde waarde, maar hun aantal daalde weer nadat het tussen 2014 en 2019 bijna was verdubbeld; veel snelle groeiers gingen na een initiële succesvolle periode alsnog kopje onder. Onderzoekers pleiten daarom voor gerichte ondersteuning, met nadruk op leiderschapskwaliteiten, om groei in het midden- en kleinbedrijf aan te jagen (ESB, 2022).

Voordelen en uitdagingen van normen bij snelgroeiende bedrijven